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退職に関する常識

メールで会社を辞めていい場合があるの?コピペOKな簡単例文を紹介

「会社を辞めたいけれど、どうしても会社に行きたくない」
「辞めると伝えるべき上司に直接会えない」
「相手の顔を見て退職を告げられない」

どうしても直接会社を辞めると言えずに、メールで退職の連絡をしたいときってありますよね。
でもそれってマナー的にダメなのかもしれない、と悩んでいる人は多いでしょう。

今回は、そんなあなたのために

  • メールで会社を辞める連絡はありなのか
  • メールで伝えてもいい場合
  • 会社を辞めるメールの書き方のポイントと例文
  • メールよりも簡単に、会社に行かずに退職する方法

について説明していきます。メールで退職の連絡をしようと悩んでいる人はぜひ参考にしてみてください。

会社を辞めるのは誰でも言い出しづらいもの

そもそも「会社を辞めたい」と切り出すのは誰でも難しいものです。
それは終身雇用などかつての体制の名残であって、気軽に会社を辞めれない雰囲気があるから。

なので、会社を辞めるときに

「会社を辞めるのにメールを使おうとしているなんて…なんて情けないんだ…」

と自分を責める必要は一切ありません。
辞めることが「裏切り」のように見なされがちな風土があったとしても、会社を辞めるのは個人の自由です。あなたに責任はありません。

円満退職を目指すなら基本的には会社を辞めるときは直接言うべき

ブラック君
ブラック君
じゃあメールで会社を辞める連絡をしてもいいってこと?

退職の神様
退職の神様
絶対にだめという訳ではありませんが、特殊なケースをのぞいて基本的にはおすすめしません

「辞めたいです」という連絡をメールですること自体は可能ですが、それをマナー的に社会人失格だと捉える人も多いのです。

若い世代からすると、メールでも電話でもいいじゃないか、と思うかもしれませんが、少し前は重要な連絡は直接言うのが当然でした。

受け取る側がマナー違反として不快に感じる可能性がある以上、メールで会社を辞めたいことを伝えるべきではないでしょう。

 

また、メールで伝えたことによってその後会社内でトラブルに発展しかねないというリスクもあります。

しかも、結局手続きでその後会社に行く必要がある場合もあり、気まずくなる可能性は高いです。
顔を見ずにメールで伝えても、その後結局出社して各種の手続きをするのは嫌ですよね。

 

結論として、会社を円満に退職したいのであれば、メールで会社を辞めたいと伝えるべきではないでしょう。

メールで会社を辞めても良い場合

ブラック君
ブラック君
じゃあ、どんな場合ならメールで連絡してもいいのさ…

メールで連絡していいケースは、主に以下の3パターンに分けられます。

  1. 責任者や上司に直接会えそうにない場合
  2. どうしても出社できない場合
  3. 直接退職の意思を伝える前のアポを取るため

このようなやむを得ない状況に対しては、メールでうまく伝えるようにしましょう。

責任者や上司に直接会えそうにない場合

伝えるべき相手や責任者が忙しい、出張などで長期間不在にしている場合なら、直接伝えるのが難しいので、メールで連絡するのも大丈夫です。

1日2日いないくらいなら待ったほうが良いですが、数日間以上会えなかったり、いつ会えるかわからない場合はメールしてしまいましょう

どうしても出社できない場合

健康上の理由など、どうしても自分自身が出社ができず、直接会社を辞めたいと伝えることが難しい場合です。

こういう場合に無理に出社したりして、さらに体調が悪化してはいけないので、直接伝えるのは諦めてください。

可能であれば、電話にした方がマナー的には好印象ですが、電話も難しい場合はメールしてしまいましょう。

直接退職の意思を伝える前のアポを取るため

また、直接伝えるときに、上司のアポを取るのをメールで行うのは問題ありません

「相談したいことがあります」くらいのニュアンスで、会社を辞めることはまだ言わない方がいいでしょう。

デスク前でさらっと伝えるよりも、20~30分ほどのまとまった時間のアポを取ってから、しっかりと退職の意思を伝えることが大切です。

会社を辞めるためのメールの書き方のポイントと例文

引き止められて退職を見送ったけどつまらない男性

では、上記のようなケースでメールで退職の意思を伝える場合はどのような文面で送ればいいのでしょうか?

メールで会社を辞めるときのポイントは、

  1. あくまで会社を辞めたい「相談」の形をとる
  2. メールを送る相手は直属の上司
  3. 理由を明確に書く
  4. なるべく早い段階で連絡する
  5. 会社や上司への感謝を伝える

の5点です。当たり前のことも多いですが、それぞれ説明していきます。

あくまで会社を辞めたい「相談」の形をとる

「今月いっぱいで会社を辞めます。」

と自分だけで結論を言い切ってしまうよりも、

「今月で会社を辞めさせていただこうかと思っております。その件についてご相談したくてご連絡差し上げました。〜」

のような、「相談」の形をとったほうが印象が良いですし、上司としても頼られている感覚があるので、協力的になりやすいです。

もちろん、自分の中では退職の意思を固めてからメールを送りましょう。あくまで「相談という形」をとるだけで大丈夫です。

メールを送る相手は直属の上司

メールの送り先は、特殊な事情がない限りは自分の直属の上司にしましょう。

一般的に部下の退職は上司の管轄のなるので、上司を飛ばして上役などに連絡してしまうと、上司からしたら無視された感じがして印象がよくありません。

理由を明確に書く

退職のメールを送る際に、必ず理由は明確に書きましょう。

この際に大切なのは、

  • 「親の介護」「引っ越し」などの個人的理由を使う
  • 会社の悪いところを言わない
  • 理由がなければ「一身上の都合」で押し通す

「給料が低い」「残業が多い」「職場の人間関係がよくない」など、正直に理由を伝えてしまうと、当然印象はよくありません
加えて、「それらを改善するから」と引き止める理由を与えることになります。

また、理由を曖昧にするのもNGです。「退職の理由は?」と突っ込まれる余白を残してしまいます。

 

正しい方法は、他人が口を出せないような個人的理由をハッキリと伝えることです。メールの文面上でそれを伝えられてしまうと、引き止めるのは難しくなります。

なるべく早い段階で連絡する

法律的には、退職の2週間前に連絡すれば問題はありません。

法律上は2週間で退職できるって本当?意外と知らない真の退職ルール

しかし、会社ではあなたを含めてスケジュールが組まれているので、突然いなくなられると困ります。引き継ぎや全体のスケジュールの変更などの準備する必要があるのです。

なので可能であれば1〜2ヶ月前には連絡をするようにしてください
会社のためにを考えながら辞めるのが、円満退職の秘訣です。

ただ、もちろん自分がどうしても早く退職したいと思うのであれば、2週間前の連絡になっても大丈夫です。あくまで自分の可能な範囲で、と意識してください。

会社や上司への感謝を伝える

気持ちよく文章をまとめるためにも、会社や上司へのこれまでの感謝を伝えるようにしましょう。

どんな理由で辞めるにせよ、会社にはお世話になっているはずです。
そのことに関して、しっかりと感謝を伝えることで、円満退職に繋がります。

また、これによって退職の意思が固いことも伝わりやすいでしょう。

【コピペOK】メールで会社を辞めるときの例文

ブラック君
ブラック君
色々ポイントあるけど、結局どんな風に書けばいいのさ!

退職の神様
退職の神様
そんな時はこちらの例文をコピーして利用してみてくださいね。必要に応じて、名前や理由を書き変えて作ってみましょう!

【件名】

退職のご相談 ○○(フルネーム)

【本文】

△△事業部△△課 △△様

お世話になっております。○○(フルネーム)です。
突然のご相談で申し訳ありませんが、来月末に退職を考えております。

本来であれば直接お会いしてお伝えするべきですが、メールでのご連絡になり申し訳ありません。
△△様が会社にご不在で、大切なお話のためなるべく早くお伝えした方が良いかとと思い、メールでご連絡させていただきました。

退職の理由としては、地元に住む母親の体調が悪化したため、母の介護をしながら生活したいと思ったためです。

△△様には入社当時から、様々な面でお世話になりました。至らぬ点も多くあった私に指導してくださって、誠に感謝しております。ありがとうございました。

つきましては、今後のことでご相談をしたいと思っております。
よろしくお願い致します。

○○(フルネーム)

このように相談の形を取りながらも、メールでの連絡になったお詫び・退職の意思・退職理由・上司や会社への感謝を伝えるようにしましょう!

メールで会社を辞めてはいけないの?法律的には規定されていない!

ブラック君
ブラック君
でも、実際メールで退職のお願いなんてしていいの…?怒られたり、訴えられたりはしないかな…

退職の神様
退職の神様
法律的には、退職を伝える手段は記載されていません。気にするべきなのは法律よりも、相手への配慮とマナーですね!

法律的には、メールで退職を伝えることは何一つ問題ありません。「メールで伝えるのがよくない」と考えるのは慣習的なものです。

  • 退職の理由が上司のパワハラ
  • どうしても顔を合わせられない
  • どうしても出社できる状態ではない

などの場合は、無理をせずにメールでもいいので退職の旨を伝えるようにしましょう。

無理に直接出社して余計なストレスがかかり体調を崩したりしては、元も子もありません。まず自分の体調を第一に考えてください。

会社を辞める時は基本的には直接伝えるか、最悪でも電話するべき

今回紹介したような、

  1. 責任者や上司に直接会えそうにない場合
  2. どうしても出社できない場合
  3. 直接退職の意思を伝える前のアポを取るため

以外の場合では、できるだけメールではなく、直接か最悪でも電話で退職の連絡をするようにしましょう

電話で退職するのはあり?実際の伝え方も含めて徹底解説【例文あり】

逆にこれらの場合に当てはまるのであれば、法律的に問題がある訳でもないのでメールで伝えることに何も問題はありません。気にせずメールで伝えてください。

退職の連絡で何よりも大切なのは、自分で退職の意思を固めることです。
曖昧な気持ちで仕事を辞めたいと切り出すと、引き止められてだらだら嫌な仕事が続いてしまいます。

あなたの限られた時間を有意義に過ごすためにも、辞めたいのであれば、ハッキリと辞めることを伝えるようにしましょう。

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また、メールで退職の相談をしてもいい条件に当てはまらなかった場合で、どうしても直接顔を合わせずに辞めたい人もいますよね。

  • ブラック企業で絶対に引き止められる
  • 上司からのパワハラがひどい
  • 会社に行くのが精神的に辛い

など、人それぞれ様々な事情があるでしょう。

 

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